СОФТУЕР ЗА ХОТЕЛИ И РЕСТОРАНТИ

ХОТЕЛСКИ СИСТЕМИ ЗА КОНТРОЛ НА ДОСТЪП

    

МОДУЛ ЗА ON LINE РЕЗЕРВИРАНЕ HCSWebBook

HCSWebBook е разработена за да се осигури възможност за on line резервиране от всеки потенциален клиент през Интернет директно до базата данни на хотел работещ с ХКС „Рецепция” на фирма „Елтур 95”. Системата предоставя бърз и евтин начин за правене на резервации без посредник, директно от съществуващия web сайт на хотела. Необходимо е само да се осигури линк от подходящо място в сайта  на хотела към приложението за on line резервации HCSWebBook Engine. Приложението поддържа потребителски интерфейси на български и английски в зависимост от глобалната настройка на параметрите от входния линк. Предвиден е параметър за избор на цветова гама на фона с което се дава възможност за доближаване до цветовата гама на сайта на хотела.

След приемане на заявка за резервация системата извършва всички действия по нейното обезпечаване чрез директна връзка с базата данни на хотела. Показаната наличност от стаи е абсолютно реална, цените са актуални, а данните за направената резервация постъпват в локалната система, паралелно с изпращането на потвърждение за   резервацията към клиента на предоставен от него email. От страна на хотела се регулират контингентите от стаи, които се предоставят за on line резервиране, начина на тяхното заемане, настройват се предлаганите цени , пакетни планове и текстове за визуализиране директно от специално разработен модул към ХКС „Рецепция”. Предвидена е възможност за качване на картинки и подаване на рекламни съобщения за по-добра комуникация с клиентите на сайта. HCSWebBook Engine предоставя и функционалност за резервиране на допълнителни услуги към общата резервация за стаи. Всичко се настройва от локалната система на хотела и моментално променя съдържанието на сайта. Web часта на система работи под сертифициран криптиран Web протокол (secure site), който ползва последните технологии за защита на данни от неоторизиран достъп. HCSWebBook предоставя няколко схеми за гарантиране на направените резервации, като за всяка се променят изискваните от клиента данни.

 Гарантиране на резервация с кредитна/дебитна карта. При тази схема клиентът гарантира резервацията си ,като предоставя информация за кредитна/дебитна карта и потвърждава споразумение, даващо право на хотела в случай на неявяване да изтегли гаранционна сума от нея, равна на оферираната цена за първата нощувка. Подадените от клиента лични данни се трансферират в криптиран вид към базата данни на хотела без да се съхраняват в отвореното Internet пространство, а в локалната система се виждат само от оторизирано лице със съответно право на достъп. Системата предоставя възможност на клиента сам да анулира резервацията до определен брой дни преди пристигането си без финансови последствия. Броят дни за това право се настройва от хотела и може да бъде забранен като опция. Условията, при които клиентът резервира се съобщават на страницата за резервации. Той е наясно, че ще заплаща престоя си на място в хотела и, че с информацията за картата си само гарантира сериозните си намерения при правене на резервацията. В съобщението за потвърждаване на резервацията се дава информация и за последната дата, до която е възможно анулиране, предоставя се уникален анулационен PIN и разяснения за евентуалната му употреба.

 Гарантиране на резервация чрез превод на сума по банкова сметка.  При тази схема клиентът трябва да преведе до определен брой дни преди пристигането си гаранционната сума , изписана в офертата му за резервиране. Хотелът трябва да следи за постъпил превод и при наличие на такъв да изпрати съобщение на клиента за потвърждаване на резервацията. Ако няма превод до изисквания срок резервацията може да бъде анулирана от хотела и клиентът е наясно с това. Схемите за клиентско анулиране работят както при горният случай.

 Гарантиране чрез електронно плащане.  При тази схема се използува реализиран интерфейс за връзка със системата ePay.bg. Така се дава възможност за предварително плащане на определена от хотела сума за резервацията с кредитна/дебитна карта VISA или MASTER CARD и с всички карти с логото BORICA или MAESTRO. Плащане може да се извърши и чрез други регистрирани платежни средства в системата ePay.bg. За да се активира тази схема хотела трябва да се регистрира като търговец в  ePay.bg. При тази схема плащането и защитата на всички лични данни за това се гарантира от ePay.bg и не представлява проблем за хотела.

В добавка към „свободния” интерфейс предназначен за анонимни потребители, HCSWebBook предоставя и интерфейс за регистрирани потребители. Всички настройки са индивидуални за всеки регистриран потребител. Това включва цени, сезони, контингенти, пакетни планове, набори от допълнителни услуги, рекламни съобщения, платежни схеми и изисквания при настаняване и напускане. Тази опция на системата я прави подходяща за работа с туроператори, с които хотелът има сключен договор или за преференциални клиенти, а дори и за вътрешна корпоративна употреба. Конфигурирането и настройката на нов потрбител се управлява директно от локалната ХКС „Рецепция”.

Компоненти на системата:

Web сайт на хотела – изисква се добавяне на линк към web сървъра където работи приложението за on line резервации

HCSWebBook Serverмясто където работи приложението HCSWebBook Еngine. Осигурява се от Елтур 95.

Хотелски интерфейсен сървър за Web резервации работи на компютър в хотела с  достъп до базата данни на ХКС „Рецепция”. Необходимо е наличието на статичен IP адрес и рутиране на определен порт от рутера към този компютър. Спирането на това приложение прекратява връзката на сайта с хотела и забранява възможността за  on line резервиране.   

Локална ХКС „Рецепция”  ver.: 9.227.26.0  или по-висока. От  меню „WEB резервации” се извършва конфигурирането и управлението на модула.

Демо на примерен фрейм за вграждане:

МОДУЛ ЗА ОТДАЛЕЧЕН ДОСТЪП ПРЕЗ ИНТЕРНЕТ

Application Server - Осигурява отдалечен достъп до базите данни на ХКС “Рецепция“, “B.A.R.B.Q.” и „Складов Организатор”  в реално време чрез модул  Remote Client.  

 Remote  Client  -  Позволява достъп до всеки отдалечен обект в който има работещ  Application  Server.

Възможности за ХКС “Рецепция“:  Пълен достъп до модули Резервации и Мероприятия; Наблюдение на хотела в реално време: стаи и  гости; Справки за основни показатели, реализирана и очаквана заетост; Пълен достъп до всички касови отчети; Достъп до архив за гости, резервации и мероприятия; Възможност за конфигуриране на тарифи, тарифни особености, специални сезони, сегменти, договори, услуги, намаления, профили на гости. Управление на модул за WEB резервации.

Възможности за “B.A.R.B.Q.“:  Наблюдение в реално време на издадените бонове, отчети и клиентски кредити във всички обекти за реализация на продукция; Реализация от приключени и неприключени отчети по видове плащане, артикули, щандове и кухни; Преглед на продажбите.

Възможности за “Складов Организатор.“:  Опис на прихода и разхода по документи; Разпределение на прихода и разхода; Опис на прихода по документи от външни доставчици; Опис на прихода по документи от вътрешен трансфер; Опис на разхода по документи от вътрешен трансфер; Опис на продажбите и реализираните печалби; За текущ или приключил месец.

КЛИЕНТСКИ КАРТИ. КАРТОВА БОНУС СИСТЕМА

Модулът въвежда организация за стимулиране  ползването на услуги от клиентите на обектите, в които са внедрени системите на фирма Елтур 95, чрез автоматично изчисляване на проценти за отстъпка по зададена схема. Тези отстъпки могат да се ползват при последващо плащане.

Модулът предлага централизирано издаване на персонална клиентска карта, чрез която съответният клиент се присъединява към бонус системата за отстъпки и впоследствие служи за идентификацията му в точките на продажба. Следят се натрупаните обороти при ползването на всяка идентификационна карта и се преизчисляват по задедената схема правата за отстъпки.

Организацията предполага възможност за преотстъпване на идентификационната карта от притежателя и и на други лица, които могат да ползват отстъпките и натрупват обороти. Това е и основната цел на системата – привличане на нови клиенти и стимулиране ползването на повече услуги изключително в обектите на фирмата.

Точките на продажба могат да бъдат разпределени в различни обекти на фирмата, като синхронизацията се осъществява автоматично от програмния модул по интернет. Схемата за отстъпки се състои в задаване на диапазони от реално платени суми в рамките на зададен период от време, при които се дават различни проценти за отстъпка. При увеличаване или намаляване  на похарчените суми в рамките на времевия период, отстъпката по картата преминава автоматично в по-високи, респективно в по-ниски нива. Възможно е и указването на твърд процент, независимо от оборота, което е удачно за служители или определени VIP клиенти.

Всяка карта има срок на валидност, след изтичането на който престава да действа. Срокът може да се продължава или намалява в центъра, където е издадена картата. В отделните точки на продажба могат да се формират различни критерии при ползване на процента отстъпка. Например може да се настрои отстъпката да се ползва само за основните услуги в хотела (пакетите за нощувка) или само върху чистата нощувка. В обектите за хранене отстъпката може да действа само върху храните например.

Техническите средства необходими за функционирането на системата са четци за безконтактни карти във всички точки за продажба, обслужващи процеса и в центровете за издаване на идентификационни карти. Ако системата е разпределена между физически отдалечени обекти е необходимо и осигуряване на интернет със статичен IP адрес за всеки отдалечен обект.

Четците за безконтактни карти могат да се ползват за решаване и на други задачи в системите на фирма Елтур’95. Например за идентификация на сервитьорите или за идентификация на гостите при вътрешен кредит към сметката на госта в хотела, за депозити и други дейности.

ИНТЕРФЕЙС ЗА ВРЪЗКА СЪС СЧЕТОВОДНИ ПРОДУКТИ

ХКС "Рецепция" и "Складов организатор" имат реализирана връзка за предаване на данни към счетоводни продукти. За документите от ХКС "Рецепция" са реализирани интерфейси с Ажур 7 , Бизнес Навигатор, Микроинвест Делта, Work Flow, Плюс-Минус, Астра , AS Win , Мега Софт, Профит Софт, Поликонт. Чрез еднократна настройка в програмния продукт се  постига реализиране на следните функции:

Автоматично контиране и осчетоводяване на всички първични документи издадени от ХКС  "Рецепция".

Автоматично изготвяне на Дневника на продажбите.

Синхронизиране на данните за клиенти между двата продукта.

От "Складов организатор" са реализирани интерфейси с Ажур 7, Бизнес Навигатор, Микроинвест Делта, Work Flow, Астра , Мега Софт, Профит Софт, Поликонт. Решават се следните задачи:

Автоматично контиране и осчетоводяване на всички първични документи за покупки въведени в "Складов организатор".

Автоматично изготвяне на Дневника за покупките.

Контиране и осчетоводяване на документи за вътрешен трансфер.

Контиране и осчетоводяване на документи за изписване.

Синхронизиране на данните за доставчици между двата продукта.

МОДУЛ ЗА ИЗДАВАНЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ФАКТУРИ ПРЕЗ ХКС "РЕЦЕПЦИЯ"

Електронната фактура е съвременна концепция за замяна на традиционното издаване на документи на хартиен носител. Подобна замяна носи неоспорими предимства за всеки издател на документи, като намалява оперативните му разходи с 50 до 80% и същевременно облекчава неговите клиенти. Решението повишава точността, ускорява и вдига нивото на услугите за издателя, като внася и допълнителни ползи от реклама. Съхраняването на природните ресурси са не по-маловажна част от този процес. Не случайно наричат издаването на електронни документи "зелено решение" и все повече фирми по света се присъединяват към тази благородна кауза.  Към настоящият момент в България има изградени две консолидаторски платформи, които подсигуряват с най-съвременни технологии концепцията за електронни документи.

eFaktura: разработена от „Борика– Банксервиз“ АД.

e-invoice: разработена от „Контракс“ ЕАД в сътрудничество с „Дайрект Сървисиз“ ООД.

И двете платформи осигуряват на клиентите си цялостно обслужване на електронни документи, съобразено с българското законодателство, а услугите им са сертифицирани от НАП.  „Елтур 95“ ООД разработи и вгради интерфейс за издаване на електронни фактури и към двете платформи в ХКС „Рецепция“ с цел да даде възможност на потребителите си за избор. Интерфейсът позволява генериране на специфицирано съдържание, описващо електронни документи по XML стандарт. Генерираните електронни документи впоследствие се подписват с електронен подпис и се експортират към WEB базираната платформа на консолидатора за последващо съхраняване, оповестяване, презентиране,коментиране и обработки по обслужване на плащания. ХКС „Рецепция“ позволява генериране на електронен вариат на всеки стандартно издаден в системата документ, стига той да е фактура, кредитно известие или проформа фактура и да съдържа минимален набор от данни за клиента. Данните включват освен задължителните реквизити за всяка фактура - ДДС ид.№, бизнес №(БУЛСТАТ) и адрес и някои допълнителни, изискуеми от консолидатора реквизити, като Email (за оповестяване), евентуален Ид.№ на клиента при консолидатора и адрес в разбита форма (държава,град,улица,номер). Тези данни се допълват в номенклатурата на клиентите в ХКС „Рецепция“ и по този начин по естествен път ги разделят на клиенти, които могат да получават електронни документи и клиенти, чиито документи ще се обработват по традиционен начин на хартиен носител.

 Какво е необходимо за да станете част от това модерно решение като издател?

Лице, притежаващо електронен подпис съгласно чл. 33 от ЗЕДЕП, издаден от един от доставчиците на удостоверителни услуги в България.

Слючване на договор с избран от Вас консолидатор. Всички условия и доп.услуги могат да бъдат прегледани на консолидаторския сайт.

Активиране на интерфейса в ХКС „Рецепция“ и обучение за ползването му от страна на Елтур 95.

Вашите клиенти ще получат покана за безплатна регистрация в съответния портал и ще могат напълно безплатно да получават електронните Ви документи. Не е необходимо те да имат договор с консолидатора.

МОДУЛ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА СОБСТВЕНОСТ

Към ХКС "Рецепция" има разработен допълнителен модул даващ възможност да се решават задачи по управление на различните видове собственост в апартаментните комплекси. В номенклатурата на модула се въвеждат данни за всички собственици и апартаменти: имена, данни за контакт, описание на апартаментите, квадратура и др.. За всеки апартамент се определя варианта за управление: отдаване към хотелската част за ползуване и следене на приходите и разходите или начисляване само на определени присъщи разходи за поддръжка. Въвеждат се цени за всички услуги както и възможност за въвеждане на данни  отчетени от уреди за конкретни услуги: вода, електроенергия, топлинна енергия и др.. Програмата позволява да се следят финансовите взаимоотношения със всеки собственик. Получават се допълнителни справки улесняващи управлението на собственоста.

МОДУЛ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА МЕРОПРИЯТИЯ И ЗАЛИ

 За улесняване организирането и обработването на конгреси, конференции, семинари и други масови прояви в ХКС "Рецепция" е добавен модул „Мероприятия”. В номенклатурата необходима за работата му се въвеждат всички използувани от системата съоръжения с информация за: работните дни на съоръжението, работно време с начален и краен час, определена стандартна продължителност на наемане, цени на предлаганите услуги за всяко съоръжение и др.. Със създаване на мероприятие в системата съответствуващо на организираната проява се дава възможност към него да бъдат насочвани различни действия:

Резервации за хотелско настаняване, за целия период на активност на мероприятието.

Резервации за наличните съоръжения: зали, ресторанти, спортни зали и др..

Резервации за ползуване на допълнително оборудване в съоръженията: проектор, интернет, лаптоп и др..

Разпечатване на оферта за резервираното по цялото мероприятие.

Възможност за водене на авансови плащания получавани за организиране на мероприятието.

Събиране по електронен път на всички дължими суми по провеждане на мероприятието от различните звена в хотела: нощувки, ресторант, кафе паузи, коктейли, наем съоръжения и издаването на една фактура към клиента.

МОДУЛ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА БАЛНЕОЛОГИЧЕН/СПА КОМПЛЕКС

Модулът за управление на балнеология в ХКС "Рецепция" е предназначен за големи балнеологични или СПА комплекси, където е изключително важно да могат да се правят резервации за предлаганите процедури при оптимално натоварване на наличните съоръжения и персонал и задоволяване предпочитанията на клиентите. В основата на номенклатурата необходима за работа на модула се намират обобщените групи съоръжения и процедури: калолечение, парафинотерапия, физиотерапия, водолечение, масажи и др.. Във всяка група се въвеждат всички използувани от системата налични съоръжения с информация за: работните дни от седмицата на съоръжението, работно време с начален и краен час, определена стандартна продължителност на наемане, цени на предлаганите услуги за всяко съоръжение и др.. Изпълнителския персонал: лекари, сестри, рехабилитатори, масажисти и др. се въвежда поименно в системата, като за всеки се указват конкретните съоръжения и процедури по които работи. Попълва се и календар с персоналните почивни дни, ако се различават от работните дни на съоръжението. Предвидена е възможност за преглед или печат на графика на всеки изпълнител в зависимист от направените резервации. Въвеждат се предвалително цени на всички предлагани процедури по групи и стандартната продължителност за извършване на всяка една от тях. Модулът е интегриран с базата данни на ХКС "Рецепция", което позволява да се прехвърлят към сметката на гост в хотела всички ползувани услуги. Предвидена е и възможност за облекчена работа с външни клиенти които не са гости на хотела. Функцията Монитор на свободните съоръжения дава възможност да се извежда онлайн видеоинформация за свободни часове към избрани съоръжения на определени места в хотела: балнео рецепция, фоайе и др. Тази информация може да се обогати и с показване на снимки или клипове за предлаганите процедури. От въведените резервации и изпълнени процедури се получава информация за:

 Резервационен журнал на ангажирани съоръжения/персонал за определена дата или период.

 Резервационен журнал на свободни съоръжения за определена дата или период.

 Резервационен журнал на конкретен изпълнител за определена дата или период.

Рекапитулация по съоръжения на резервирани и изпълнени процедури и приходи от тях за определена дата или период.

Брой посетители за период: българи, чужденци. Среден брой процедури за посетител.

Оферта за наемане на съоръжения и услуги  за  отделен клиент.

КОМПЮТЪРНА СИСТЕМА "ВТД - INVOICES"

Компютърната система "Външно-търговска дейност - Invoices" е разработена за приложение в дейности, отнасящи се до:

Обработка на информация за сключените външно-търговски договори с фирми-туроператори: данни за контингенти, цени по видове стаи и пансиони, специални намаления, трансфери, допълнителни услуги; Възможност за бързо копиране на сходни туроператорски договори.

Въвеждане и обработка на данните за пристигнали туристи по руминг листи и ваучери: брой възрастни и деца, вид стая, настаняване, пансион, дни престой, такси, трансфер; Възможност за добавяне на записани допълнителни услуги: ски или балнео услуги.

Автоматизирано прехвърляне на необходимите данни за настанените гости по списък за всяка туроператорска фирма, което се осъществява посредством програмна връзка, реализирана с ХКС ”РЕЦЕПЦИЯ”.

Обработка и отпечатване на фактури /INVOICE/ за извършените услуги по фирми, дати на пристигане и хотели в желания брой екземпляри, сумите по фактура се записват във валута по договор, по текущ левов курс и по курс към свободно избрана валута, по желание фактурата може да се изготви обобщена по хотели, по ваучери или по списък на гости; Експорт на INVOICE във Word.

Изготвяне на различни справки, осигуряващи информация, необходима за анализ на приходите от предлаганите услуги по фирми и хотели.

    

                                                                                                                                                                                                                                     Начало

    

Елтур 95 ООД  Тел: 02 955 5318, 957 1392, 955 5317, 955 1349, 855 5081 факс: 02 955 6114